Warum die Preiskalkulation in der Gastronomie entscheidend für den Erfolg ist 

50 bis 60 Prozent aller Restaurants scheitern innerhalb der ersten drei Jahre. In ihrem Bericht „Hospitality Quarterly“ beleuchtet die renommierte Cornell Nolan School of Hotel Administration die häufigsten Gründe dafür. Neben dem Gastronomie-Konzept und der Standortwahl ist auch eine mangelhafte Preiskalkulation im Food & Beverage-Bereich oft schuld daran, wenn der Traum vom eigenen Restaurant zerplatzt wie ein Würstchen im kochenden Wasser. Digitale Tools helfen dabei, diesen Risikofaktor zu minimieren.

Lohnkosten und Wareneinsatz sind die wichtigsten Kostentreiber in der Gastronomie. Im Durchschnitt machen sie 50 Prozent bzw. 30 Prozent des Umsatzes aus. So ist es nicht verwunderlich, dass die durchschnittliche Gewinnmarge in der Gastronomie bei mageren 6,2 Prozent liegt. Hotelrestaurants sind hier klar im Vorteil: Sie haben immerhin noch die Einnahmen aus dem Logisbereich. Dennoch gehen viele Hotels inzwischen dazu über, ihren Restaurantbetrieb an externe Betreiber zu verpachten. „Hotelrestaurants sind für uns zu einem Nullsummenspiel geworden“, sagt Guido Landini, General Manager des Hotel Diamante in Turin. „Wir müssen uns mit so vielen Aspekten befassen, und wenn wir diese nicht richtig kontrollieren können, frisst das F&B alle Margen auf.“

Kaum ein Gastronom kann die Frage nach den Betriebskosten aus dem Stehgreif beantworten. Das liegt auch am Hintergrund: Viele sind zwar hervorragende Köche oder leidenschaftliche Gastgeber, doch das muss nicht bedeuten, dass sie auch gute Manager sind. Der finanzielle Teil ist für viele ein regelrechter Eiertanz.

Um in der Gastronomie rentabel zu arbeiten, ist es jedoch unerlässlich, seine Betriebskosten und seinen Wareneinsatz ständig im Auge zu haben, um auf Basis dessen eine realistische Preiskalkulation führen zu können. Regelmäßige Inventuren spielen dabei eine große Rolle. In vielen Branchen mag es ausreichen, nur einmal im Monat, im Quartal oder gar jährlich Inventur. Doch in der Gastronomie ist ein ständiger Überblick über den Bestand und Verbrauch von Speisen und Getränken nötig – der Umschlag ist hoch, und neue Lieferungen erfolgen häufig mehrmals pro Woche.

Preiskalkulation in der Gastronomie: Hier liegt der Gewinn nicht nur im Einkauf

Nun können Gastronomen natürlich ihren Wareneinsatz senken, indem sie im Einkauf sparen und damit den Kostenfaktor der Lebensmittel in ihrer Kalkulation senken – zumindest bis zu einem gewissen Punkt. Übertriebene Sparmaßnahmen gehen aber zu Lasten der Qualität. Gerade in der Spitzengastronomie sind hochwertige Rohstoffe notwendig, um das gewünschte Niveau zu halten und die Gäste zu begeistern. Sie wollen schließlich keine Supermarktqualität, sondern ein ganzheitliches Erlebnis.

Ebenso wichtig ist daher auch der bewusste Umgang mit den Lebensmitteln und das Vermeiden ihrer Verschwendung. Rund 15 Prozent der Lieferungen landen im Müll, weil die Lebensmittel nicht optimal genutzt werden oder schlichtweg ablaufen. Hinzu kommen Schwund und Diebstahl. Bei so geringen Margen wie in der Gastronomie kann genau das den Betrieben leicht das Genick brechen. Abgesehen davon ist Lebensmittelverschwendung auch alles andere als nachhaltig. 

Warum die Inventur die Basis für die Preiskalkulation bildet

Hier hilft nur eines: die regelmäßige Überprüfung des gesamten Inventars. Und zwar – siehe oben – nicht nur monatlich, sondern idealerweise bei jeder neuen Lieferung. Bei hochwertigen und leicht verderblichen Lebensmitteln wie Fleisch und Fisch sollte sogar täglich Inventur gemacht werden. Denn wenn diese ungenutzt im Müll landen, verhagelt es Ihrer Kalkulation ganz schnell die Petersilie.

Jetzt fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie das auch noch schaffen sollen. Ihr Restaurant ist ausgebucht, das Personal ist knapp, die Hektik groß. Und dann sollen Sie auch noch mindestens zwei Personen dafür abstellen, die Bestände im Lager zu zählen und in einem manuellen Prozess auf einer Liste abzuhaken? Unmöglich. Die Arbeitskraft wird in der Küche oder im Service benötigt – Zeit ist Geld!

Lassen Sie andere zählen: Die Digitalisierung macht es möglich!

Aber müssen Bestände und Verfallsdaten wirklich per Hand gecheckt werden und dabei das Personal stundenlang binden? Die Antwort ist einfach: Natürlich nicht.

Selbst in einem zutiefst analogen Gewerbe wie der Gastronomie setzt die Digitalisierung sich mehr und mehr durch. Handschriftlich Listen auszufüllen und die Werte dann in eine komplexe Software zu übertragen, war gestern. Heute eröffnen sich durch die Digitalisierung ganz neue Möglichkeiten. => interner Link auf den Blogpost Industrie 4.0, wenn online

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Warenwirtschaftssystem, mit dem Sie den Lieferschein einfach einscannen und dann alle Daten im Handumdrehen automatisch importieren. Was glauben Sie, was Ihnen das an Zeit spart?

Das Warenwirtschaftssystem von Storate kann aber noch mehr: Die Software bündelt zum Beispiel automatisch die Verbrauchswerte. Und da die Einkaufspreise im gleichen System hinterlegt sind, können Sie auf einen Blick sehen, ob Ihre Kalkulation realistisch ist und rechtzeitig gegen justieren. Sie automatisieren das Controlling und erfassen dadurch Schwachstellen, wo Lebensmittel verschwendet werden oder verloren gehen. Die Preiskalkulation in der Gastronomie dauert plötzlich nicht mehr länger, als eine Pizza in den Ofen zu schieben!

Aber müssen Bestände und Verfallsdaten wirklich per Hand gecheckt werden und dabei das Personal stundenlang binden? Die Antwort ist einfach: Natürlich nicht.

Selbst in einem zutiefst analogen Gewerbe wie der Gastronomie setzt die Digitalisierung sich mehr und mehr durch. Handschriftlich Listen auszufüllen und die Werte dann in eine komplexe Software zu übertragen, war gestern. Heute eröffnen sich durch die Digitalisierung ganz neue Möglichkeiten. 

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Warenwirtschaftssystem, mit dem Sie den Lieferschein einfach einscannen und dann alle Daten im Handumdrehen automatisch importieren. Was glauben Sie, was Ihnen das an Zeit spart?

Das Warenwirtschaftssystem von Storate kann aber noch mehr: Die Software bündelt zum Beispiel automatisch die Verbrauchswerte. Und da die Einkaufspreise im gleichen System hinterlegt sind, können Sie auf einen Blick sehen, ob Ihre Kalkulation realistisch ist und rechtzeitig gegen justieren. Sie automatisieren das Controlling und erfassen dadurch Schwachstellen, wo Lebensmittel verschwendet werden oder verloren gehen. Die Preiskalkulation in der Gastronomie dauert plötzlich nicht mehr länger, als eine Pizza in den Ofen zu schieben!

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