Expert Talk: Wie Automatisierung Controlling und Kostenanalyse in der Gastronomie erleichtert

Im ersten Teil unseres Interviews mit Manfredo Ciani haben wir über die verschiedenen Rollen und Fähigkeiten gesprochen, die ein Food & Beverage Manager erfüllen muss. Außerdem haben wir unser Lagerverwaltungssystem vorgestellt und darüber gesprochen, welche Funktionen für ihn besonders wichtig sind. Im zweiten Teil befassen wir uns mit drei wichtigen Faktoren im Gastgewerbe: Zeiteffizienz, Controlling und Lebensmittelverschwendung.

Salvatore Alaimo: Lass uns über die Vorteile sprechen, die Du von einem automatisierten Warenwirtschaftssystem erwartest.

Manfredo Ciani: Ein großer Vorteil ist die Zeitersparnis. Die Inventur zum Beispiel kostet die am Prozess beteiligten Personen viel Zeit. Um konkret zu werden: Mein Supply Manager hat früher zwischen 60 und 80 Prozent seiner Zeit damit verbracht, Daten manuell in unsere Software einzugeben. Das ist eine riesige Menge an Stunden, die er sinnvoller und vor allem gewinnbringender einsetzen könnte. 

Natürlich müssen eine Menge Information verarbeitet werden. In großen Hotels und Restaurants finden täglich Lieferungen und Bestellungen statt. Die Waren sind ständig in Bewegung, die Bestände ändern sich entsprechend. Eine Lösung wie Storate würde den gesamten Prozess digitalisieren und erleichtern und uns mindestens die Hälfte der Zeit ersparen. 

SA: Ein anderes Beispiel ist wahrscheinlich das Controlling. Ich denke, die Kostenkalkulation eines einzelnen Gerichts oder eines ganzen Menüs ist eine Herausforderung, oder?

MC: Ja, das ist sie. Nehmen wir an, ein Gericht könnte für 50 Euro auf die Speisekarte gesetzt werden. Aber vielleicht ist das ein völlig falscher Betrag. Ich muss mich darauf verlassen, dass der Chefkoch den Preis richtig kalkuliert. Das Problem ist, dass diese Kalkulation meistens manuell geschieht. Im Prinzip muss sie also jedes Mal angepasst werden, wenn die Zutaten oder ihre Einkaufspreise sich ändern. 

Aber kann ich das dem Küchenchef wirklich zumuten? Wenn er schon den ganzen Tag und Abend mit seinem Team arbeitet, soll ich ihn wirklich bitten, sich eine Woche Zeit zu nehmen und alles neu zu berechnen?

Das kann ich nicht. Das raubt zu viele Ressourcen, dafür ist er viel zu beschäftigt.  Da kann Storate viele Probleme lösen, denn das System lässt sich ja einfach aktualisieren und kann dann auch die Kalkulation entsprechend anpassen. 

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SA: Wie sieht es mit der Budgetplanung, mit Forecasts aus? Wie verlässlich sind Prognosen im F&B Bereich?

MC: Auch das ist eine Frage der Organisation. In meinem letzten Betrieb gab es sechs Restaurants, und einige von ihnen haben ihre Ziele immer erreicht, andere ständig verfehlt. andere sie ständig verfehlten. Das lag vor allem an der Organisation. Der Restaurantleiter mit den guten Ergebnissen war sehr gut organisiert und hatte eine klare Struktur in seinem Team. Das Team eines anderen Restaurants lehnte es dagegen ab, eine Hierarchie und Aufgaben festzulegen. Jeder tat einfach das, was er für richtig hielt. Am Ende war alles völlig aus dem Ruder gelaufen und das Ziel außer Sicht.

SA: Kannst Du uns sagen, wie hoch die Diskrepanzen waren und welche Auswirkungen sie auf das gesamte Unternehmen haben könnten?

MC: Ich erinnere mich nicht mehr an den genauen Umfang, aber sie waren beträchtlich. Ich würde sagen, am Ende des Jahres fehlten 50.000 Euro. Das Personal hat einen großen Einfluss auf die Gesamtleistung des Restaurants. Wenn man es nicht managen kann, entsteht ein enormer Kostenfaktor.

Etwa 40 Prozent dieser Diskrepanzen sind auf Fehler in der Warenwirtschaft zurückzuführen. Nicht nur, weil wir bei der Inventur einen Fehler gemacht haben, sondern einfach, weil Artikel ohne entsprechende Dokumentation von einem Ort zur anderen gelangen. Wenn man das nicht nachverfolgt, kommt es zu Unregelmäßigkeiten bei der Kostenkontrolle. Das eine Restaurant macht mehr Geld, weil es die verkaufte Ware gar nicht bezahlt hat. Das andere verliert. 

„Unstimmigkeiten im Inventar können gefährlich sein. Sie können zu Verlusten zwischen 10 und 15 Prozent des Jahresumsatzes führen.“ 

SA: Lass uns uns über ein anderes Thema sprechen, das mich sehr bewegt: Lebensmittelverschwendung. 

 MC: Das ist ein großes Thema, richtig. Leider wird es sehr oft vernachlässigt, weil die Hotels andere Probleme in ihrem Tagesgeschäft haben. Aber Lebensmittelverschwendung ist definitiv ein großes Problem. 

Normalerweise wird sie in den Verkaufspreis einkalkuliert. Du kaufst 50 kg Fisch und berechnest schon vorher, dass Faktor x Abfall ist. Aber sowohl Köche als auch F&B-Verantwortliche müssen ein stärkeres Bewusstsein dafür entwickeln, wie sie Lebensmittelabfälle besser vermeiden können. 

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Das beste Beispiel für Lebensmittelverschwendung sind Büfetts. Die Gäste erwarten, dass beim Büffet bis zum Schluss nachgelegt wird. Du kannst es nicht einfach langsam auslaufen lassen. Aber was passiert mit dem Büffet, wenn die Gäste gehen? Nun, es wird in der Regel weggeworfen. Rechtlich gesehen darf man es nicht wiederverwenden und nicht einmal für wohltätige Zwecke oder das Personal spenden.

"Ich habe schon so viele Büffets gesehen, die im Müll landeten. Das ist wirlich traurig."

SA: Ich habe noch ein paar persönliche Fragen. Du hast ja dein letztes Hotel verlassen und dich neuen Herausforderungen zugewandt. Wie kam es zu der Entscheidung und was machst du jetzt? 

MC: Im Hotel war ich immer sehr beschäftigt und hatte während des Tagesgeschäfts keine Zeit, mir Gedanken zu neuen Angeboten zu machen. Aber dann kam COVID – und das Hotel wurde geschlossen. Und plötzlich verwaltete ich ein leeres Haus und war damit auch nur noch die Hälfte des Tages damit beschäftigt. Endlich hatte ich Zeit, den Vorschlag einer Neugründung zu prüfen, mit der ein Kontakts in Italien auf mich zugekommen war. 

Als wir den dritten Monat in Folge geschlossen hatten und ich mit dem Aufräumen, Organisieren und Instandhalten des Hauses fertig war, sagte ich mir: Warum soll ich mit diese Chance eigentlich entgehen lassen? So kamen wir auf die Idee des Via Pasteria Milano, wo ich auch die Position des F&B-Direktors übernehmen werde. 

Der neue Job ist immer noch in der Welt der Gastronomie angesiedelt und kombiniert Restaurants, Gastgewerbe und Immobilien. Wir werden mit einem einfachen Konzept beginnen: Pasta-Restaurants. Und dann hoffen wir, dass sich dieses Konzept durchsetzt und erfolgreich wird und wir in der Lage sind, an mehreren Standorten zu expandieren und vielleicht auch international zu expandieren. 

SA: Was treibt dich dabei an? Klar, deine Leidenschaften bleiben, aber die Motivation, ein neues Unternehmen mit zu gründen, auch wenn es sich um ein Restaurant handelt, ist doch etwas ganz anderes als „nur“ ein F&B-Direktor zu sein, oder?

MC: Ja. Mich motiviert, dass ich hier die Dinge nach meinen eigenen Vorstellungen gestalten kann. Ich habe für verschiedene Unternehmen im Gastgewerbe gearbeitet, und ich habe von jedem etwas gelernt. Jeder hat mir etwas Großartiges beigebracht und verschiedene Ansätze gezeigt, um Dinge zu erledigen. Jetzt nehme ich das Beste aus all meinen Erfahrungen und füge es zu meiner eigenen Vision zusammen, wie ich Führung verstehe.

Das ist auch der Grund, warum ich zu den ersten Nutzern von Storate gehöre. Ich möchte immer die Kontrolle über meine Bestände haben, die Prozesse zeit- und kosteneffizienter gestalten und den Abfall so weit wie möglich minimieren.

SA: Ich bin mir sicher, dass du einen großartigen Job machen wirst, und ich wünsche dir viel Glück. Vielen Dank für deine Zeit. Wir freuen uns auf den Start des Pilotprojekts und die enge Zusammenarbeit mit dir und deinem Team. 

MC: Dir auch vielen Dank, Salvo, bis bald!

Haben Sie den ersten Teil unseres Interviews mit Manfredo verpasst? Klicken Sie hier, um ihn zu lesen und entdecken Sie die Funktionen von Storate

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