Expert Talk: Warum zu den Aufgaben eines F&B Managers auch das Troubleshooting gehört

Ein  großer Teil der Aufgaben eines F&B Managers liegt in der Organisation. Dazu gehören auch die Verwaltung und das Controlling der Lagerbestände – und damit verbunden jede Menge Troubleshooting. Doch wo liegen die größten Herausforderungen in diesem Bereich? Und können automatisierte Warenwirtschaftssysteme dabei helfen, diese zu lösen? 

Dazu sprechen wir mit Manfredo Ciani. Er verfügt über eine langjährige, internationale Erfahrung im Food & Beverage Management, zuletzt als F&B Director im Gran Domine Hotel in Bilbao. Außerdem gehört Manfredo zu den ersten Anwendern der Warenwirtschaftslösung von Storate. Im Interview verrät er uns, welche Leidenschaften für einen F&B Manager unverzichtbar sind – und warum die größten Fallstricke in der Organisation liegen. Viel Freude bei diesem lebendigen und ehrlichen Einblick in das Gastgewerbe!

Salvatore Alaimo (SA): Ciao Manfredo! Du bist schon lange im Food & Beverage Management tätig. Kannst du uns bitte etwas über die Aufgaben im Allgemeinen und für dich persönlich erzählen?

Manfredo Ciani (MC): Gern! Als Food and Beverage Director hat man im Grunde genommen zwei Hauptaufgaben: Zum einen musst du deinen Gästen ein perfektes Kundenerlebnis bieten – und zum anderen musst du aber auch sicherstellen, dass deine Gastronomie profitabel ist. Was viele Menschen außerhalb des Gastgewerbes nicht wissen: Hotelrestaurants sind in der Regel nicht der Hauptgewinnbringer. Der F&B-Direktor hat also auch die Aufgabe, den Gewinn des Restaurants zu maximieren und den Verlust zu minimieren. Und das funktioniert nur mit einer umfassenden Kostenkontrolle und -analyse, um die Warenbestände und die Preisgestaltung zu überwachen. 

Ein genaues Controlling ist für den Erfolg in der Gastronomie Restaurants unerlässlich. Erfahren Sie, wie automatisierte Warenwirtschaftssysteme Ihnen dabei helfen, Ihre Bestände und Kosten im Blick zu behalten. 

Wenn Sie eine kaufmännische Abteilung im Hotel haben, übernimmt sie meistens das Controlling und deckt in dem Zuge Unstimmigkeiten auf.  Der F&B-Direktor muss diese Diskrepanzen dann interpretieren und herausfinden, woher sie kommen. Ohne kaufmännische Abteilung ist es häufig der Einkauf, der gemeinsam mit dem F&B dafür zuständig ist. 

Was dafür wirklich erforderlich ist, sind zuverlässige Angaben aus allen Lagerhäusern, Restaurants und Bars. Je besser die einzelnen Abteilungen organisiert sind und je mehr Daten sie liefern, desto einfacher ist für mich die Fehlersuche. 

In meinem letzten Job als F&B-Direktor hatte ich das Glück, dass jedes unserer sechs Restaurants einen eigenen Restaurantleiter hatte. So konnte ich einen Großteil der täglichen Aufgaben an sie delegieren. In kleineren Hotels hingegen sind die Positionen oft kombiniert. 

SA: Aber Du warst dennoch im Tagesgeschäft aktiv, oder? 

MC: Auf jeden Fall. Da sind wir bei der weiteren Rolle, die F&B-Manager und Direktoren einnehmen: Die der Feuerwehr. Wir dienen sehr oft auch als Problemlöser, als Troubleshooter. Wenn etwas passiert, muss ich alles stehen und liegen lassen und dem Team helfen, eine Lösung zu finden. 

Wenn ich um Hilfe gebeten werde, hat das Team meistens ein akutes Problem, das es nicht selber lösen kann oder dessen Lösungsansätze fehlgeschlagen sind. Dann spielt es keine Rolle, dass ich gerade ein Menü für den nächsten Monat plane oder an etwas anderem arbeite – ich muss sofort kommen und helfen. 

Häufig sind das technische Probleme. Zum Beispiel, dass die Kasse streikt. Dann bin ich gefragt, um sie wieder zum Laufen zu bringen oder mich um externe Hilfe zu kümmern. Bisweilen sind es aber auch Beschwerden von Gästen oder Sonderwünsche, die das Team allein nicht bewerkstelligen kann. 

SA: Welche Leidenschaften sollte ein F&B-Manager mitbringen?

MC: Am wichtigsten ist erst einmal eine Begeisterung für unsere Materie: Unser Angebot. Gutes Essen, gute Getränke, guter Service. Diese Begeisterung musst Du auch aufs Team übertragen können. Alle müssen das Angebot genau kennen, wissen, was wir anbieten, wie wir uns verbessern können. Das ist wichtig, um den bestmöglichen Service zu bieten. Wir wollen unseren Gästen ja nicht nur einen raffinierten Cocktail oder ein ausgezeichnetes Gericht servieren. Es geht um das Gesamterlebnis. Es geht um Kundenservice, Kundenbindung, Storytelling, all das.

Und dann sollte man noch eine weitere Leidenschaft mitbringen. Die wird gern verschwiegen, weil sie auch ein bisschen nerdig ist: Man braucht schon ein ausgewiesenes Faible für die Organisation. F&B ist eine der chaotischsten Abteilungen in einem Hotel, weil jeder Tag anders ist. Unterschiedliche Produkte, unterschiedliche Menschen – da ergeben sich viele unvorhersehbare Dinge. Doch, das würde ich auf jeden Fall sagen: Leidenschaft fürs Produkt, für den Service und fürs Organisieren. 

Ich selber bin sehr leidenschaftlich. Ich liebe es, anderen zu helfen. Wenn ich sehe, dass die Dinge besser laufen, weil ich sie besser organisiere, gehe ich wirklich mit einem Lächeln schlafen. Wenn ich keine Verbesserung sehe, stresst mich das, weil das bedeutet, dass es ein Problem mit der Organisation gibt. Die Dinge müssen reibungslos ablaufen. Und das tun sie nicht, wenn das Team nicht die Ware findet, die es braucht, wenn die Bestände nicht mit den Angaben übereinstimmen oder die Produkte sogar ganz fehlen. Es ist die Aufgabe des Food & Beverage Directors, dieses Organisationsniveau zu schaffen und aufrechtzuerhalten.

SA: Wo siehst du die größten Hindernisse in den Abläufen?

MC: Du kennst das doch: Alles, was schief laufen kann, läuft auch schief. Meistens hat es mit den personellen Anforderungen zu tun. Man braucht jeden Tag eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern. Doch dann wird jemand krank, im Dienstplan ist etwas schief gelaufen oder wir haben vergessen, jemanden zu informieren, dass wir ihn brauchen. Und dann taucht er natürlich nicht auf. 

Das nächste Problem, das immer wieder auftaucht, ist definitiv das Inventar. Ein Mangel an Lagerbeständen ist meist auf schlechte Organisation zurückzuführen. 

SA: Hast du ein Beispiel für uns?

MC: Einer der größten Fehler, die ich beim Inventar sehe, sind Waren, die untereinander ausgeliehen werden. „Oh, ich brauche eine Flasche Wein, wir haben keine mehr.“ – „Ja, hier, bitte sehr“. Und dann nimmt sich niemand die Zeit, sich hinzusetzen und zu notieren, dass diese Flasche in ein anderes Restaurant weitergegeben wurde. Das macht es unmöglich, sie zurückzuverfolgen. 

Oder auch bei der Inventur, wenn sie per Hand durchgeführt wird. Wenn ein Artikel, der zur Neige geht, nicht mitgezählt wird, wird er auch nicht nachbestellt. Er fehlt dann. Oder ein Karton wurde an das falsche Restaurant geliefert, und niemand weiß, wo sie hingehört – und die Person, die sie bestellt hat, kann sie nicht finden. 

Das größte Risiko besteht immer dann, wenn die Waren das Hauptlager verlassen und in die Restaurants gehen. Dann beginnt das Chaos. Die Restaurants verfügen einfach nicht über einen geeigneten Lagerplatz wie das Zentrallager, das mit einem Schlüssel verschlossen werden kann. 

Auch dazu habe ich ein Beispiel: 

Nehmen wir an, Karton mit Gläsern ist gestern angekommen. Dann wurde sie abgeholt, aber es wurde nicht dokumentiert, wohin sie gebracht wurde. Derjenige, der es getan hat, hat aber heute seinen freien Tag. Ich muss also nachforschen, wer gestern Abend Dienst hatte, wer heute Morgen Dienst hatte, und ich muss anfangen, die Leute anzurufen und herauszufinden, wo diese Kiste hingekommen ist. Das ist Detektivarbeit!

SA: Du hast unsere Warenwirtschaftslösung bereits intensiv kennengelernt und gehörst ja auch zu unseren ersten Anwendern. Für alle, die das System noch nicht ausprobiert haben: Storate ist eine digitale Lösung, mit der sich die Verwaltung der Warenbestände automatisieren lässt. Sie scannen zum Beispiel einfach den Lieferschein und importieren darüber neu eingetroffene Waren direkt in Ihre Lagerlisten. Sie kennzeichnen die Produkte mit einem eindeutigen Code, mit dem Sie sie in Ihrem gesamten Betrieb verfolgen können. Genauso einfach funktioniert es mit Bestellanforderungen. Storate gibt Ihnen einen ständigen Überblick über den Bestand in Ihrem Lager und kann Sie sogar über bevorstehende Verfallsdaten informieren. 

Manfredo, glaubst du, dass Storate euch in dieser Angelegenheit helfen könnte?

MC: Auf jeden Fall. Es ist sehr gut. Die Kombination der verschiedenen Ebenen wie Lieferungen, Entnahmen und Bestellanforderungen ist sehr hilfreich. Ich freue mich auch auf die neue Funktion, wenn man über die App direkt beim Lieferanten bestellen kann. 

SA: Was siehst du als den größten Vorteil in der Anwendung bei dir? 

MC: Nun, es ist für jeden einfach zu übernehmen und zu bedienen, ohne allzu viel Schulung. Viele der anderen Systeme, die ich gesehen habe, sind auf alten Systemen aufgebaut und daher sehr schwierig zu bedienen. Aber Storate sieht sehr intuitiv, einfach und klar aus. Ich mag es. 

Es kann allen beteiligten Personen viel Zeit ersparen. Bei uns im Einkauf wurden zum Beispiel 60 bis 80 % der Zeit für die manuelle Eingabe von Daten in unsere Software aufgewendet. Man darf nicht vergessen, dass es dabei um sehr viele Informationen gibt. Viele Lieferungen und Entnahmen passieren täglich und müssen alle gemeldet werden. Storate würde den gesamten Prozess digitalisieren und erleichtern und uns mindestens die Hälfte dieser Zeit ersparen. Und er ist nicht die einzige Rolle, die erleichtert wird.

SA: Welche Funktion findest du am interessantesten?

MC: Ich bin fasziniert von der Funktion, ein Foto des Produkts zu machen und dann einfach den notwendigen Code auszudrucken, um es zu verfolgen. Das ist großartig! So etwas habe ich noch nicht gesehen. Es wird mir auch helfen, Mindesthaltbarkeitsdauern im Auge zu behalten und die Lagerung und Überwachung verderblicher Lebensmittel zu verbessern. 

Im zweiten Teil dieses Interviews werden wir uns auf die Kostenkontrolle konzentrieren und darüber sprechen, wie F&B-Manager von unserer Lösung profitieren können, um diese Aufgaben viel einfacher zu bewältigen.

 

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